7 pasos para un cierre de proyecto exitoso
- Areli Alvarez Arteaga
- 21 jul 2024
- 12 Min. de lectura
La lista de verificación definitiva para completar su próximo proyecto de construcción
A menudo, el último pensamiento que se te viene a la mente cuando tu trabajo avanza a toda velocidad es el cierre del proyecto. Tus subcontratistas están apareciendo, tu equipo alquilado funciona y está donde debería estar, y todo está bien en el mundo.
No tan rapido.
Los últimos días de un proyecto tienen un gran impacto en la rentabilidad y el éxito generales. Como dice el dicho, los proyectos se recuerdan no por cómo comienzan, sino por cómo terminan. Según una encuesta de Autodesk y Dodge Data & Analytics, el 66 % de los contratistas generales tienen problemas para terminar el trabajo en al menos una cuarta parte de sus proyectos. Entonces, ¿qué causa este descarrilamiento de último momento y qué puede hacer para evitarlo?
Todo gira en torno al proceso de cierre. Vamos a analizarlo.
Qué cubrimos:
¿Qué es el cierre de construcción?
El cierre de la construcción es el último paso de un proyecto cuando todos los activos finales se entregan al propietario o cliente. Tanto la instalación física como el proyecto se han completado y toda la documentación y los problemas se han resuelto de acuerdo con los requisitos del contrato.
¿Quién participa en el cierre de la construcción?
Básicamente, todo el equipo del proyecto está involucrado en el proceso de cierre.
Contratista general
El contratista general gestiona el proceso de cierre de forma integral, garantizando que se resuelvan los problemas y que todo quede debidamente documentado.
Contratistas especializados
Los subcontratistas se encargan de completar los elementos pendientes de cierre mediante listas de verificación. Los contratistas especializados también deben proporcionar garantías, listas de verificación de puesta en servicio y cualquier otra documentación para garantizar el funcionamiento exitoso de los activos que instalaron.
El propietario
Los propietarios son responsables de revisar y aprobar que todos los artículos de liquidación cumplan con sus expectativas para que las operaciones comiencen desde el primer día. También deberán liquidar los pagos pendientes.
Equipo de diseño y proveedores
Además, el equipo de diseño y los proveedores también pueden participar en el proceso de cierre si se les exige que aprueben elementos relevantes de la lista de tareas pendientes o proporcionen documentación de activos.
¿Por qué es importante el cierre de la construcción?
La forma en que aborda el final de un proyecto puede tener consecuencias duraderas para su negocio; un cierre deficiente puede incluso hacer descarrilar un proyecto que, de otro modo, habría funcionado sin problemas. Todo el trabajo que realizó para interactuar con el cliente y construir una relación puede verse destruido en esta fase final. No importa lo bien que se vea la etapa final, el trabajo no estará completo hasta que se hayan completado todos los pasos del cierre y todos se vayan a casa satisfechos.
¿Qué hace que este proceso vital sea tan fácil de arruinar o de pasar por alto por completo? No considerar el proceso de cierre hasta que se encuentre en las fases finales, no tener un plan para entregar el proyecto al propietario y no seguirlo hasta el final podría convertir el proyecto de sus sueños en una pesadilla. Es común que haya demoras en el último minuto durante el proceso de cierre, simplemente porque faltan planes y datos vitales, se deben rastrear documentos o las órdenes de cambio sin terminar se convierten repentinamente en reclamos reales. Cualquiera de estos problemas puede hacer descarrilar su progreso y hacer que su proyecto se extienda más allá de la fecha límite prevista.
Con las herramientas adecuadas, un proceso de cierre bien documentado puede ser sencillo, lo que ayudará a garantizar que todo esté completo, que su cliente esté satisfecho y que pueda ganar negocios repetidos.
Problemas comunes en el cierre de proyectos
Un proyecto no es como un coche viejo: no se puede simplemente ceder el título, aceptar el dinero y marcharse. Es necesario ocuparse de todo, desde el trabajo realizado por los subcontratistas hasta la devolución del equipo alquilado y de que los sistemas de las instalaciones estén en funcionamiento para asegurarse de que el sitio esté realmente listo para que lo ocupe el cliente final.
A continuación se enumeran algunas de las causas más comunes de retrasos y problemas en el cierre:
Mala comunicación entre el campo y la oficina
Sus diseñadores, contadores y gerentes deben desempeñar un papel en el proceso de cierre. Si no tienen lo que necesitan o no pueden acceder a la información, el cierre estará plagado de demoras y frustraciones. Cuanto más fácil sea para sus equipos colaborar, mejor será su experiencia de cierre. Facilite esta comunicación utilizando un software de construcción conectado diseñado para mejorar la colaboración y el cierre será pan comido.
Resolución de órdenes de cambio retrasada
Una orden de cambio mal colocada, ignorada o no completada correctamente puede convertirse fácilmente en una reclamación, lo que retrasará el cierre de su proyecto. Realice un seguimiento de las solicitudes de cambio y asegúrese de que el trabajo esté completo mucho antes de esta etapa final para evitar no solo demoras, sino también conflictos. Los conflictos, las reclamaciones y las disputas pueden retrasar su progreso y consumir sus ganancias; tan pronto como una orden de cambio se convierte en una reclamación, se vuelve más difícil de resolver.
La curva de campana inversa
Probablemente hayas escuchado que los proyectos suelen requerir la máxima cantidad de esfuerzo durante el inicio y el cierre del proyecto. Sin embargo, la mayoría de las personas omiten la parte más importante de este consejo común: es posible que no siempre tengas los recursos que necesitas para ese empujón adicional al final. Este extraño fenómeno afecta a proyectos de todo tipo y tamaño; debes tener en cuenta que el trabajo realizado al final del trabajo puede no ser de la misma calidad que el realizado el primer día. Los miembros del equipo se retirarán del sitio cuando crean que han terminado; notificarles de manera oportuna las tareas pendientes puede ayudarte a evitar demoras en la parte más crítica del trabajo.
Información y documentación perdida
El proceso de cierre incluye tantos datos individuales, como correos electrónicos y distribución de archivos, que los estudios muestran que hasta el 30% de los datos iniciales creados durante las fases de diseño y construcción se pierden al llegar al cierre del proyecto. ¿ Esos documentos que tenía al principio del proyecto, hace tres semanas? Si no tiene un sistema de gestión de documentos centralizado que le permita saber dónde están en todo momento, se habrán perdido hace mucho tiempo, junto con el portapapeles en el que los tenía.
Siempre que los documentos críticos que necesita están en un formato fácil de perder y destruir, como el papel, usted asume un riesgo. Los documentos clave de cierre , como garantías, hojas sueltas, liberaciones de gravámenes y documentos de capacitación de instalaciones, vienen en diferentes formatos, en diferentes momentos, todo hacia el final del proyecto. Si no puede encontrar ninguno de estos elementos en el cierre, podría tener un gran dolor de cabeza cuando debería estar celebrando un proyecto exitoso.
Planificación del cierre de un proyecto de construcción
Durante esta parte de la construcción, todas las facetas y componentes de todo el trabajo deben estar debidamente terminados y aprobados antes de que el equipo comience a dispersarse. El contratista o gerente de proyecto debe asegurarse de que todas las partes del proyecto estén realmente completas y de que los últimos componentes instalados tengan el mismo aspecto que los primeros.
Implementar un enfoque integral, paso a paso, para el cierre del proyecto y utilizar tecnología para ayudar en el proceso puede aumentar la eficiencia y garantizar que entregue un trabajo terminado del que se sienta verdaderamente orgulloso. El enfoque correcto en esta etapa también puede evitar problemas y garantizar que el cliente quede satisfecho con la experiencia y los resultados finales.
Paso 1: Cierre del proyecto
Durante este paso, el director del proyecto o del sitio confirmará que se han cumplido todos los requisitos del proyecto, que se ha completado todo el trabajo y que se han cumplido todas las promesas. Este es el momento de revisar las solicitudes de cambio, ver todo el trabajo y repasar la documentación inicial para asegurarse de que ha cumplido con sus obligaciones con el cliente. Un software que realiza un seguimiento de cada paquete y parte del proyecto puede agilizar considerablemente este proceso y reducir la cantidad de tiempo que dedica a rastrear documentos y empleados en el lugar de trabajo.
Necesitarás:
Finalice todos los elementos de la puesta en servicio y la lista de verificación . El uso de herramientas como Formularios para crear listas de verificación digitales que puede usar desde su dispositivo móvil o Assets para realizar un seguimiento de la finalización de la instalación de materiales o equipos puede resultar de gran ayuda con esto.
Documentar que todo el trabajo se ha completado según lo descrito en el contrato o pedido original; si falta algo, está incompleto o no se hizo correctamente, documentar y tomar medidas para corregirlo.
Revise los requisitos legales y asegúrese de que se hayan cumplido todos los términos.
Reunirse con cualquier autoridad de código o inspección y obtener el COE y otra documentación
Revise todas las órdenes de cambio para asegurarse de que se hayan completado antes del cierre del cliente.
Revise las notas del cliente para asegurarse de que se hayan atendido todas las solicitudes y que el sitio esté realmente listo para ser entregado.
Paso 2: Cierre del cliente
El cierre del proyecto es su oportunidad no solo de asegurarse de que el cliente esté satisfecho con los resultados, sino también de verificar su aceptación e incluso consolidar su relación. Si todo se ha hecho correctamente y ha completado el trabajo, esta parte debería ser una experiencia positiva para ambos. De hecho, es una gran oportunidad para mejorar realmente la satisfacción del cliente al poner el cierre en manos del propietario de forma ordenada, limpia y rápida. Una forma de ayudar a simplificar este proceso es mediante el uso de funciones de organización de datos como la Exportación de datos de obra , que le ayuda a obtener y empaquetar los documentos de obra relevantes para entregarlos fácilmente a los propietarios u otras partes interesadas del proyecto.
Proporcionar una transferencia de datos sin problemas es fundamental para cerrar un proyecto con éxito con su cliente. Para los propietarios, la transferencia de datos ahorra un tiempo significativo y proporciona una comprensión profunda de los cambios realizados en el edificio desde el proceso de diseño. Además, con esta información a su alcance, los contratistas pueden ayudar a los propietarios a ponerse en marcha más rápidamente sin tener que perder tiempo buscando información desorganizada sobre activos y equipos.
Además de los modelos y un registro de los cambios del proyecto, proporcionar a los propietarios datos de activos , equipos y puesta en servicio les permite gestionar su edificio de forma más eficiente y reducir los costes del ciclo de vida. Por ejemplo, al utilizar un software de seguimiento de equipos y activos , un propietario podrá escanear un equipo, obtener un registro histórico de cuándo se instaló y quién lo hizo, tener acceso inmediato a la documentación de la garantía y saber cuándo es necesario programar el mantenimiento.
Además de la entrega de datos, el cierre es su última oportunidad de impresionar a sus clientes escuchando sus comentarios y abordando cualquier inquietud de inmediato antes de que sea demasiado grave como para solucionarla. Ahora es el momento de aprovechar su software de colaboración en la nube móvil para realizar un seguimiento de los problemas y administrar las listas de tareas pendientes directamente desde el campo para que pueda garantizar a sus clientes que se satisfacen sus necesidades.
Por último, asegúrese de obtener comentarios. Ya sea mediante entrevistas formales en persona, una encuesta de satisfacción del cliente o incluso correos electrónicos de seguimiento, los comentarios le permiten no solo brindar un mejor servicio a este cliente en particular, sino también mejorar su desempeño para otros clientes.
Paso 3: Cierre organizacional
Este paso desmoviliza a su empresa, empleados y equipos del lugar de trabajo y del proyecto de manera razonable. Comience por notificar a los subcontratistas u otras partes la última fecha en la que trabajará en el lugar.
Libere cualquier equipo prestado o alquilado a medida que cierra las partes relevantes del proyecto. Incluya un inventario y notas y tome fotografías o videos de todas las piezas que necesite. Una vez más, el software de seguimiento de equipos puede ayudar a su equipo a agilizar esta parte del cierre, lo que permite contabilizar todo el equipo móvil, como carretillas elevadoras, excavadoras y baldes de hormigón. Todo, desde equipos grandes hasta instalaciones sanitarias y sus remolques de construcción, deberá retirarse del sitio; el trabajo no estará terminado hasta que desaparezcan todos los signos de la presencia de su equipo.
Concilie el presupuesto, compare el dinero gastado con el dinero presupuestado y pague las facturas pendientes. La interacción con el equipo de contabilidad de la oficina es esencial; los registros no estarán realmente completos hasta que el departamento de finanzas dé el visto bueno. Si ya está generando informes de campo y utilizando software de construcción, este proceso será considerablemente más fácil que buscar informes diarios en papel.
No olvides los agradecimientos: como director de proyectos, una breve nota de agradecimiento a las partes interesadas y a los equipos que contribuyeron al proceso puede ayudar a cerrar el proyecto. Informa a los participantes clave que el proyecto está por terminar, agradéceles su contribución y comunícales cualquier resultado que sea relevante para sus inquietudes o departamentos. Facilitar la comunicación de esta manera ayuda al equipo de la oficina a trabajar con el equipo en el lugar y puede fomentar relaciones laborales saludables.
Paso 4: Cierre del subcontratista
También es necesario cerrar el contrato con los subcontratistas para el trabajo realizado en el sitio. Verifique que todo el trabajo se haya completado y que cumpla con sus estándares de calidad. También deberá confirmar que se hayan completado todas las órdenes de cambio antes de liberar a los subcontratistas. Realice un seguimiento de estos cambios con su software de construcción y podrá obtener todo lo que necesita saber en un instante. Luego, en el momento del cierre, todo lo que tiene que hacer es verificar que la información sea correcta en lugar de perder el tiempo buscando registros faltantes.
Una vez que verifique que se realizó el trabajo, puede conciliar los montos de pago y las facturas y enviarlas al departamento de finanzas según sea necesario. También debe redactar una nota para cada subcontratista agradeciéndoles su contribución y brindándoles cualquier comentario que tenga sobre el trabajo. Este también es el momento de tomar nota de los subcontratistas con los que le gustaría trabajar nuevamente y anotar cualquier problema que deba abordarse con cada subcontratista o proveedor en particular.
Paso 5: Evaluación de riesgos
¿Existen amenazas o preocupaciones que deba tener en cuenta al final del proyecto? Este paso es aparentemente menor; no requiere mucho tiempo, pero si descubre un riesgo, puede hacer que el progreso se descarrile por completo. Revise el proyecto para identificar los riesgos o las posibles responsabilidades y para crear una estrategia para mitigar los problemas o las cuestiones que identifique. Los riesgos legales, los problemas políticos, el flujo de caja, la capacitación de los trabajadores, la transferencia de los entregables y otros riesgos deben evaluarse cuidadosamente para garantizar que la entrega final sea fácil y eficiente.
Para llevar la evaluación de riesgos al siguiente nivel, considere aprovechar la tecnología de aprendizaje automático. Las herramientas de construcción impulsadas por IA, como Construction IQ, pueden ayudar a los equipos a comprender rápidamente qué áreas de sus proyectos conllevan un riesgo potencial antes del cierre, especialmente en lo que se refiere a la calidad general del proyecto.
Paso 6: Redactar un informe final
Cierre oficialmente el proyecto creando un documento que describa cada uno de los pasos anteriores y proporcione información sobre cada parte del proceso. Utilice este memorando para demostrar que se han completado todas las facetas del trabajo, enumerar los problemas que haya identificado y ofrecer sugerencias para mejorar el rendimiento en el futuro. Este informe se puede presentar a la alta dirección y se puede utilizar para mejorar aún más los procesos y el rendimiento en proyectos futuros.
Paso 7: Cierre del equipo
El último recorrido con el equipo que realizó el trabajo en el lugar le permite conservar las lecciones aprendidas de este proyecto específico. También ayuda a cerrar la brecha de comunicación entre los miembros del equipo de diseño, los contratistas y los subcontratistas.
Otra forma de facilitar este cierre final del equipo es aprovechar las herramientas de federación de datos como Bridge . Ya sea que utilice Bridge desde el comienzo de un proyecto para automatizar y compartir información durante la construcción o solo al final para asegurarse de que cada equipo tenga la información que necesita, es una forma sencilla de ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, garantizar que cada miembro del equipo tenga un registro histórico guardado en sus propias cuentas.
Esta es la oportunidad ideal para conectarse con los miembros del equipo y los gerentes que hicieron que el proyecto funcionara y mostrarles su agradecimiento; este paso no solo muestra su agradecimiento, sino que hace que estos actores clave estén ansiosos por trabajar con usted en el futuro. Celebre un trabajo bien hecho con una fiesta de cierre u otra reunión; por el costo de unas pizzas y cervezas, puede asegurarse de que su equipo se sienta apreciado y que el interés en su próximo proyecto sea alto.
Lista de verificación para el cierre del proyecto
Si piensas en el proceso de cierre mucho antes del último día de tu proyecto, te asegurarás de que todo transcurra sin problemas y de que concluyas las cosas de manera positiva. El cierre afectará a tu cliente, a tu equipo e incluso a tus posibilidades futuras, por lo que vale la pena tomarte el tiempo para hacerlo correctamente.
¿Qué hacer para que todo salga bien? Los productos de construcción conectados como Autodesk Construction Cloud pueden simplificar el proceso de cierre, ya que garantizan que la documentación que necesita siempre esté a su alcance. Si bien su contrato es la fuente final de cualquier elemento de cierre específico que requiera su cliente, hemos compilado una lista de verificación de los pasos clave más comunes necesarios para un cierre de proyecto exitoso. ¿Cómo se compara su proceso habitual?
ACERCA DEL AUTOR. Por Autodesk
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
