Arrancando con proyectos, la importancia de la WBS

Para los que cada vez que escuchan la palabra PROYECTO y dicen "esto no es para mi", les propongo que lean el siguiente post, donde descubrirán que en realidad esto se presentan de forma frecuente en nuestra vida cotidiana. Así que como primera medida, vamos a definir su significado:

"El proyecto es el conjunto de las actividades que desarrollan un grupo de personas para alcanzar un determinado objetivo, que tiene de forma previa fecha de inicio y de fin impuesta, como así también acotados sus recursos".

Y tal como les decía, si se tomaran unos minutos para pensar cuantas situaciones de sus vidas están relacionadas con esta definición vamos a poder nombrar miles. Sin ir mas lejos podríamos listar algunos ejemplos "una fiesta de cumpleaños", "un partido de fútbol , "cambiar la pintura de la casa", "ir a hacer las compras del mes" y así continuaríamos.

Muchos de estos proyectos son sencillos y en muchos casos no requiere demasiada profundidad, pero pese a esto, el problema se presenta en por dónde empezar a encararlo. A su vez si tuviera que ponerle un valor a cada uno de ellos ¿cuánto tiempo se tardaría en realizarlo y cuánto le costaría?. ¿Podría darme una respuesta rápida?, seguramente me pase una estimación bajo la ley del mas o menos (esto seria 100% intuición), y una vez que tenga un valor real o no ¿Cuál sería el alcance de esta estimación?  ¿Es lo mismo decir que, el armado de un casamiento sale 50000 pesos, que decir las tarjetas 500, el salón 15000, el disc jokey 10000, etc.? ¿qué diferencias ve en un presupuesto y en el otro? ¿Como iniciarÍa el armado de un proyecto?

Entonces vamos a introducir, como un puntapie inicial  a la administración de proyectos, a la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT), también conocida como Work Breakdown Structure o simplemente WBS, que es una de las herramientas fundamentales de esta actividad.

Se basa en una estructura jerárquica que divide a nuestro proyecto en pequeñas partes, las cuales llamaremos entregables, e intentaremos que sean componentes de un tamaño lo suficientemente pequeños,  manejables, estimables y controlables. Es por esto último, que un entregable se podría definir como cualquier producto, resultado o servicios que se tenga que construir en una fase o proceso de un proyecto, el cual tiene que ser único y tangible (verificable) por parte del interesado. En esta estructura se define el alcance total del proyecto y todo lo que en ella aparece tiene que hacerse, y por lo tanto, todo lo que no figure, ni se detalle, no se realizará.

El siguiente es un ejemplo de una WBS para mostrar como sería el armado de un concierto de rock, y como yo no soy un experto en el tema conciertos, seguramente este muy incompleta, pero tengámosla en cuenta a fin didáctico.

Tal como vemos, y dejemos esto como primera enseñanza, es fundamental para el armado de la WBS, que la tarea involucre a todo el equipo de trabajo y no solamente del líder de proyectos, ya que como en este caso, el líder de proyectos no necesariamente es un especialista en el tema.

Esta herramienta nos intenta enseñar que la mejor manera de minimizar los riesgos, la incertidumbre y entender los costos basados en la dimensión del proyecto, es tomar partes pequeñas del mismo. Esto se basa en el famoso "Divide y reinarás". No es lo mismo decir cuanto uno tardará y gastará en armar todo el casamiento como en la pregunta inicial, que ir sumando las sumas de sus partes. El nivel de detalle que esta herramienta tiene que ser decidido por cada líder de proyecto, en función a la información que él desea obtener.

Igualmente nuestra recomendación es que dependiendo de la etapa del proyecto en que se encuentre (inicio, planificación, desarrollo, etc.), ir explotando el detalle de los componentes, siempre en forma de entregables tal y como los definimos.

Mas allá de esto último, también nos trae otros beneficios, los cuales podríamos nombrar:

1. El máximo interesado en que el proyecto se realice (Sponsor) vea de forma rápida y gráfica un alcance de lo que se va a realizar, y por ende, que lo pueda validar, que entiende lo que hay que hacer y de qué forma.

2. Poder minimizar el riesgo de equivocarse en la estimación inicial. Poseer componentes muy grandes dentro de la WBS será propenso a una estimación errónea. Es por esto que buscamos tener un nivel de detalle que nos permita realizar de una forma más fácil esta tarea, estimando cada una de las pequeñas partes, teniendo como resultado el total de lo que se quiere construir.

3. Controlar a medida que se va avanzando el proyecto, que se van generando los entregables prometidos, y por tal razón, el avance del mismo. Recordemos que la WBS orientada a entregables permite la validación tangible de completitud.

4. Permite la identificación de recursos y puestos necesarios para cumplir con el entregable prometido (Ejemplo para el concierto de rock: iluminador,jefe de seguridad, sonidista, etc.)

5. A partir de la WBS poder formalizar un calendario de trabajo basándonos en lo que hay que realizar y sus tiempos.

Es importante aclarar algunas cuestiones. Primero esta WBS no esta completa, ya que le fata su diccionario, el cual detalla de forma mas extensa y precisa, cada uno de los componentes involucrados, incorporando además, el tiempo estimado, el costo, los recursos necesarios, las tareas y todo lo que el líder de proyecto requiera necesario para su entendimiento. En el ejemplo del concierto de Rock el componente pirotecnia o luces puede traer confusión ya que no se aclara si es la adquisición  la instalación  el control o todo esto junto. Aquí la importancia del diccionario de la misma, luego de una primera visión general hay que ir al detalle, así todo integrante del proyecto, sabe de forma fehaciente y sin dobles interpretaciones, qué es lo que incluye el componente. Además quiero aclarar, la explicación del componente Gerenciamiento, el cual se refiere a todas las horas que el líder de proyectos va a participar en el desarrollo del proyecto. Esta tarea es global a cada uno de los entregables, pero como las mismas existen y tienen incidencia en el costo total, hay que imputarlo al proyecto. 

Finalmente, si bien la WBS es una herramienta visual, impulsada por las metodologías adaptativas como son las que se encuentran en el PMBOK, tenemos que tener en cuenta cuál es el verdadero valor en sí misma, sin necesidad de utilizarla. Hay muchas otras metodologías que ni siquiera la usan, pero si vemos debajo de la alfombra, podemos detectar que los conceptos que ella nos deja, igualmente se aplican al pie de la letra y por lo tanto es importante entender su legado, mas allá que su enseñanza en sí.

FUENTE: http://blog.qualytz.com/2013/03/arrancando-con-proyectos-la-importancia.html

TRANSCRIPCIÓN: Ingrid Pastor · Lean Construction México®