La importancia del ACT en el PDCA
El ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es uno de los métodos Lean más conocidos y una de las filosofías clave para la mejora continua. Sin embargo, a pesar de su aparente simplicidad, su correcta aplicación presenta numerosas dificultades. La fase de "Actuar" resulta especialmente compleja. Por ello, analizaré en detalle por qué y cómo "Actuar" en el ciclo PDCA.
Introducción
PDCA significa Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, y es la clave para la mejora continua (kaizen).
El plan debe ser la parte más importante. En él se aclara el problema, se desglosa, se establece un objetivo y se realiza un análisis de las causas fundamentales.
La ejecución debería ser sencilla si el plan se ha elaborado correctamente. Se desarrollan contramedidas y se implementan.
En Check, usted supervisa el proceso y los resultados.
La actuación depende del resultado de la verificación. Si se han alcanzado los objetivos y el rendimiento mejorado es satisfactorio, se estandarizan y comparten los resultados. Sin embargo, si no se han alcanzado los resultados esperados, es necesario repetir el ciclo PDCA.
Todo esto combinado constituye el ciclo PDCA , la estructura central del método de resolución práctica de problemas de Toyota, independientemente de cuál de las muchas variantes del PDCA se utilice.
El desafío
El desafío radica en cuánto trabajo y esfuerzo se invierte en cada parte del ciclo PDCA. La representación circular común del PDCA da la impresión de que todas las partes requieren la misma cantidad de esfuerzo. Sin embargo, esto no es cierto. En Toyota, la fase de Planificación domina el ciclo PDCA y consume fácilmente más de la mitad del tiempo y el esfuerzo. Las demás fases son relativamente pequeñas, y la implementación, la verificación y la ejecución requieren esfuerzos comparables (si bien, si se necesita pedir maquinaria nueva, la demora en el pedido puede alargar considerablemente la fase de Ejecución… pero entonces solo hay que esperar a que lleguen las piezas).
En muchas empresas occidentales, sin embargo, la situación es diferente. A menudo, la planificación es insuficiente y se actúa con precipitación. Esta tendencia a sacar conclusiones precipitadas suele ser miope y conduce a una mejora mínima, o incluso, en algunos casos, puede empeorar las cosas. La verificación suele ser simplemente una presentación de PowerPoint, y la acción puede estar completamente ausente.
¿Por qué Act es tan impopular?
Bueno, la fase de verificación tiene dos posibles resultados. Si el proyecto de mejora fue un éxito, todos están contentos y les encanta hablar de ello, compartiendo el éxito (y luciendo bien al hacerlo). Ese no es el problema.
El problema surge si la evaluación concluye que el proyecto aún no ha sido un éxito. Esto implica un retraso y la necesidad de un mayor esfuerzo. Lamentablemente, para muchos, si no es un éxito, entonces es un fracaso. Y si el proyecto fracasa, entonces —como era de esperar— el líder del proyecto ha fracasado. ¿Quizás deberían ascender a otra persona?
Evidentemente, esto no es cierto. En primer lugar, si el proceso no ha alcanzado sus objetivos, entonces se necesita más esfuerzo y tal vez un enfoque diferente. A veces, los proyectos no funcionan al primer intento (y a veces, no funcionan en absoluto). No existe ninguna empresa donde todos los proyectos siempre tengan éxito. Y si la hay, entonces o bien tienen objetivos pésimos, o (lo más probable) sus informes están plagados de mentiras, manipulación de datos y verdades selectivas.
Lo mismo se aplica al director de proyecto (o, en general, a cualquier gerente). Si haces algo, a veces saldrá mal. Esto es especialmente cierto en la gestión, donde a menudo faltan datos concretos y existe mucha incertidumbre sobre el resultado de las acciones. Es una realidad, y una valiosa oportunidad de aprendizaje. Si un gerente nunca falla, probablemente esté mintiendo descaradamente, manipulando las cifras y culpando a otros de los errores. ¿Estás seguro de que quieres ascender a estos gerentes y crear una cultura corporativa acorde? …
Lamentablemente, en muchas empresas, un proyecto fallido, aunque solo se retrase, se considera un punto negativo y puede perjudicar la carrera profesional. Cada empresa cuenta con los directivos que se merece.
Sin embargo, este resultado negativo (percibido) (básicamente una demora) hace que el Control y la Ley sean tan impopulares.
¡Por qué la Terapia de Aceptación y Compromiso (ACT) es tan necesaria!
Como se mencionó anteriormente, a veces los proyectos fracasan (al menos en el primer intento). Podrías fingir que no pasó nada y que fue un éxito, pero esto no ayudará a tu empresa. Por lo tanto, es necesario verificar si realmente funciona. (Consejo: ¡ve al Gemba, al taller!). Y si no funcionó, entonces necesitas actuar y esforzarte más, analizar la situación nuevamente (es decir, planificar), desarrollar e implementar contramedidas (hacer), verificar si funcionó en el segundo intento (verificar) y luego actuar según el resultado de la verificación. ¡Ahora, sal, verifica y actúa en tus proyectos de mejora y organiza tu industria!
…
ACERCA DEL AUTOR. 13 de mayo de 2025 Por Christoph Roser
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
