Maximizar la IA para la excelencia en las actas de reuniones de proyectos
En el ámbito de la gestión de proyectos, la adopción de herramientas de IA para la documentación y el procesamiento de actas de reuniones ha sido un punto de inflexión. Un seminario web organizado por PMI sobre generadores de actas de reuniones presenta algunas ideas de Keisha Lewis y explica cómo aprovechar ChatGPT para organizar la información de las reuniones y lograr una claridad y precisión inigualables.
Elaboración de actas de reuniones con IA
Para aprovechar al máximo el potencial de ChatGPT, es fundamental comenzar con un contexto detallado. Esto implica proporcionar a la IA un contexto completo de su estilo de gestión de proyectos, sus objetivos y los estándares de documentación específicos que sigue. Al proporcionarle una transcripción de su reunión , ChatGPT puede generar notas de reunión bien organizadas que incluyen participantes, puntos clave de discusión, próximos pasos y mucho más, con un tono profesional y de gestión experimentado.
Importancia del contexto al utilizar ChatGPT:
Soy gerente de proyectos y me encargo de liderar proyectos tecnológicos complejos y de alto riesgo. Mi objetivo es generar documentación de proyecto detallada, precisa y exhaustiva.
Responderá como si fuera un gestor de proyectos experimentado y cualificado con más de 25 años de experiencia en metodologías tradicionales y ágiles. Es experto en la redacción de documentación de proyectos, la identificación y mitigación de riesgos, y la comunicación con las partes interesadas. Debe responder de forma profesional y detallada.
Inmediato:
Aquí está la transcripción de una reunión para discutir un nuevo proyecto que _______.
Prepare unas notas de reunión completas con las siguientes secciones:
Participantes
Temas clave de discusión y actualizaciones: utilice esta sección para resumir las grandes ideas y las discusiones clave; no incluya próximos pasos, riesgos, elementos de acción, problemas, decisiones tomadas o decisiones necesarias en esta sección.
Próximos pasos: Estos deben limitarse a los pasos inmediatos. Los demás deben considerarse acciones a tomar.
Riesgos: Utilice este formato para los riesgos. Si X ocurre, podría causar Y, resultando en Z.
Elementos de acción: asegúrese de que todos los elementos de acción estén asignados a alguien.
Problemas: son elementos que deben resolverse para que el proyecto pueda avanzar con éxito.
Decisiones tomadas.
Decisiones necesarias.
Cerrando la brecha con notas escritas a mano
La transición de la toma de notas tradicional al procesamiento digital no tiene por qué ser abrumadora. Para los gestores de proyectos acostumbrados a anotar ideas en notas adhesivas o cuadernos, herramientas de digitalización como Evernote , OneNote o Post-It ofrecen una forma sencilla de convertir notas manuscritas a formato digital. Llevando esto un paso más allá, tomar una foto de estas notas y procesarla mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite extraer y organizar la información relacionada con la tarea de notas adhesivas físicas dispuestas en un tablero Kanban, por ejemplo, en un formato de texto estructurado y editable.
Inmediato:
Utilice la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transcribir el texto contenido en imágenes de notas adhesivas físicas. Estas notas se organizan en un tablero Kanban y contienen información sobre las tareas asignadas, el estado de progreso (PENDIENTE, EN CURSO, TERMINADO) y las iniciales del responsable de cada tarea.
El objetivo es convertir el contenido visual de estas notas en texto editable para facilitar el seguimiento del progreso y el análisis de la carga de trabajo.
Se espera que el sistema pueda:
Identificar y transcribir con precisión el texto de cada nota adhesiva, incluidas las palabras clave y las iniciales asignadas a las tareas.
Distinguir entre las diferentes columnas del tablero Kanban (POR HACER, EN MARCHA, HECHO) y clasificar las tareas transcritas en estas categorías.
Presente los resultados en un formato que sea fácil de leer y que pueda importarse a herramientas de gestión de proyectos u hojas de cálculo para su posterior análisis.
Maneje diferentes estilos de escritura a mano y variaciones en la calidad de imagen con un alto grado de precisión.
Por favor proporcione el texto transcrito en un formato estructurado, como una lista o tabla, incluyendo las iniciales del administrador de la tarea y la categoría de progreso correspondiente a cada nota.
(Para usar este mensaje, recuerda a tu maestra de primaria cuando te regañaba por no escribir bien 😉)
Superar limitaciones: incorporar dibujos y diagramas
Este enfoque no solo garantiza la conservación de todos los detalles críticos discutidos en las reuniones, sino que también facilita el seguimiento y el análisis eficientes de las tareas del proyecto. A pesar de las limitaciones actuales de la tecnología OCR para capturar cada detalle de las notas manuscritas, especialmente aquellas con elementos visuales o diseños complejos, la experimentación con estos procesos basados en IA puede mejorar significativamente la documentación del proyecto y la comunicación con las partes interesadas.
Llevando este caso al límite de sus posibilidades, nos preguntamos qué pasa con los apuntes que tienen dibujos, diagramas o Visual Thinking.
Al adoptar estas técnicas avanzadas de IA, los gerentes de proyectos pueden revolucionar la forma en que se documentan los resultados de las reuniones y cómo se rastrean los elementos de acción, lo que conduce a prácticas de gestión de proyectos más optimizadas y efectivas que se mantienen al ritmo de la era digital.
ACERCA DEL AUTOR.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
