Las 5 S´s
Las 5 S’s, como la mayoría de herramientas Lean, es una herramienta que viene del TPS usadas ampliamente en la industria japonesa. La herramienta es llamada las 5 S’s por las siglas de cada paso a realizar en el desarrollo de la herramienta. En su traducción al inglés, cada S corresponde a Sort – separar; Set in order – Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar; Shine – la limpieza como forma de inspección; Standarize – establecer políticas y procedimientos estándar; Sustain – Establecer y crear comportamientos donde se mejore continuamente.
PLANEAR LAS 5 S’S.
Se recomienda realizar una sesión de planeación de implementación de la herramienta donde se deben considerar los siguientes puntos:
1.- Cree la carta del proceso y defina los objetivos de implementar la herramienta.
2.- Establecer o hacer registros de la situación actual.
3.- Tomar fotos del antes de.
4.- Estimar recursos e insumos requeridos para los diferentes procedimientos.
Sort – Separar.
En esta etapa se separa lo que es necesario de lo que no es necesario y se mantiene solo lo útil para la producción. Es aplicable en producción o en administración. Apóyese en la Figura 1 para realizar esta fase.
Set In order – Un lugar para cada cosa.
En esta fase no solo nos invita a tener un lugar para cada cosa, sino que cada cosa debe estar cerca a su lugar de uso. Apoyarse en la Figura 2.
Shine – Limpieza.
Establecer la limpieza como el mejor método de inspección. Mantener los espacios limpios permite identificar de manera rápida y oportuna cualquier defecto, falla o problema que se esté presentando en un proceso. Apoyarse en la Figura 3.
Standardize – Estandarizar.
Establecer políticas o procedimientos que asistan en mantener o mejorar las 3 primeras S’s. Estandarizar nuestros procesos nos ayuda a mantener en el tiempo las mejoras logradas con los esfuerzos anteriores y nos dan un mayor grado de seguridad de que un problema tratado adecuadamente no volverá a ocurrir. Este paso es supremamente importante y se recomienda usarlo en la etapa de resolución de problemas del enfoque de los desperdicios. Apoyarse en la Figura 4.
Pero ¿cómo estandarizar procesos?, a continuación, te presentaré tres herramientas sencillas que te permiten crear un estándar para los procesos.
Hojas de procedimientos.
Las hojas de procedimientos son documentos de fácil y rápida comprensión, con contenidos muy cortos que presentan los pasos para realizar una acción mediante numerales detallados, tal como se presentaría una receta. Indicando datos exactos sin lugar a interpretaciones, la Tabla 1 se presenta a manera de ejemplo de un formato que se puede desarrollar para las hojas de procedimientos.
Hojas de chequeo.
Las hojas de chequeo son formatos que permiten realizar verificaciones en un proceso, en estas hojas se listan todos los procedimientos que se deben realizar y se colocan casillas al lado de cada procedimiento en donde se indica si se realizó o no el procedimiento, la Tabla 2 se presenta a manera de ejemplo, de un simple formato para el chequeo previo para la autorización de un vaciado de concreto en columnas.
Diagramas de flujo de proceso.
Los diagramas de flujo de proceso pertenecen a las herramientas visuales, en estos diagramas se dibujan casillas, donde cada casilla corresponde a una operación dentro de un proceso y mediante flechas se hace la relación secuencial entre operaciones del proceso. En la Figura 5 se puede observar un ejemplo de cómo se construye un diagrama de flujo de proceso.
Sustain – Sostener.
El sostener consiste en crear comportamientos y una cultura donde se mejore diariamente y el mantenimiento sea una norma. Apoyarse en la Figura 6.
Las dos herramientas presentadashasta ahora: la Identificación de pérdidas o desperdicios (que publiqué en la Parte II) y las 5 S’s pueden ser implementadas en cualquier momento dentro de un proyecto, sin embargo, la herramienta del Sistema del Último Planificador LPS debe ser implementada en proyectos que están en fase de planificación. Adicionalmente como mencioné anteriormente el uso de LPS requiere de cierto grado de estandarización de procesos por lo cual se recomienda introducir Identificación de pérdidas o desperdicios y las 5 S’s en un proyecto piloto y a partir del aprendizaje y nivel de estandarización alcanzado proseguir con la implementación de LPS.
En la próxima entrega les comentaré sobre Last Planner System®
Fuente: Guía Práctica Implementación de Procesos Lean en Proyectos de Construcción
Wilmer Campaña 2019