Un sistema de gestión bien definido es clave para cumplir con el propósito del cliente y de la organización. El sistema de gestión es el sistema operativo de la organización. La forma en que abordamos la gestión y la mejora. Al considerar el diseño del sistema de gestión lean, es útil pensar en dos requisitos fundamentales. En primer lugar, cómo nos organizamos para gestionar el desempeño y, en segundo lugar, cómo nos organizamos para gestionar la mejora.
Visitamos muchas organizaciones. A menudo existe tensión entre estos dos requisitos. Esto resulta en confusión. Los altos directivos exigen tanto el resultado que se requiere hoy como mejorar el desempeño empresarial. Los gerentes tienen ambas actividades. Pero, ¿cómo pueden lograr esto último cuando no tienen la estabilidad para mantener el rendimiento requerido actualmente? La tensión entre el mantenimiento (garantizar que el desempeño actual cumpla con los estándares definidos) y la mejora (pasar a un nuevo estándar) es la razón principal por la que iniciamos nuestra plataforma Lean Learning Journey. En él, compartimos un proceso para desarrollar la capacidad de resolución de problemas. Recientemente hemos pasado a analizar cómo estabilizar los procesos mediante el trabajo estandarizado.
Para implementar con éxito tanto el mantenimiento como la mejora, es útil pensar en ellos como dos actividades discretas. Cada uno requiere dos rutinas diferentes para gestionarlos de forma eficaz. Para ilustrar, es útil definir las diferencias entre los sistemas de gestión del desempeño y de la mejora.
Sistema del manejo de rendimiento
Se trata de un enfoque visual estructurado para monitorear el desempeño empresarial, resaltar los problemas y reaccionar ante ellos de manera oportuna. A menudo la gente llama a esto el "sistema de gestión diaria". Sin embargo, creemos que esto es engañoso ya que las cuestiones operativas tienen diferentes plazos que debemos gestionar. En la línea de producción, es posible que necesitemos poder ver el estado del tiempo takt, el rendimiento por hora y/o día, así como las tendencias en períodos de tiempo más largos. El sistema de gestión del desempeño permite que la organización funcione diariamente, semanalmente y mensualmente para mantener y sostener un nivel definido de desempeño. Se basa en recopilar periódicamente datos precisos sobre cómo se está desempeñando un proceso y en tener un método para utilizar esos datos para resaltar problemas o brechas y tomar medidas para solucionarlos. El sistema de gestión del desempeño mantiene la estabilidad y sustenta cualquier mejora de cambio de paso futuro que se realice.
Sistema de Gestión de Mejoras
Este es el método que permite a la organización realizar cambios radicales en el desempeño para mejorar su competitividad a mediano y largo plazo. Por lo tanto, la organización identifica actividades innovadoras y establece prioridades alineadas con la visión y los objetivos del negocio. El aumento de los niveles de desempeño actuales puede lograrse a través de proyectos específicos y pequeñas mejoras incrementales.
El resultado de Gestión del Desempeño + Gestión de la Mejora = Mejora Continua
El diagrama anterior muestra la interacción de los dos sistemas. El solo hecho de tener un Sistema de Gestión del Desempeño conduce a una mejora lenta y gradual (la línea azul). El solo hecho de tener un Sistema de Gestión de Mejoras conduce a resultados de mejora erráticos e insostenibles, como un diente de sierra (la línea verde). La Mejora Continua Sostenible se produce cuando se aplican ambos sistemas. La idea es que son sistemas discretos y necesitan rutinas de gestión separadas para implementarlos de manera efectiva.
¿Por qué es importante crear un Sistema de Gestión Lean?
Las organizaciones que intentan implementar el pensamiento lean enfrentan muchas dificultades. Posiblemente el más difícil de ellos sea el problema de la sostenibilidad. A menudo, los primeros resultados espectaculares no se mantienen porque los esfuerzos de mejora no están conectados con la forma en que se gestiona la organización día a día. Incluso cuando lo sean, debemos seguir destacando los problemas para seguir mejorando.
La creación de un sistema de gestión eficiente nos ayuda a centrarnos en las "pocas cuestiones estratégicas vitales". Permite la alineación de todos los equipos en torno al propósito del cliente. Un Sistema de Gestión del Desempeño nos ayuda principalmente a mantener un estándar o nivel de desempeño esperado para un proceso o actividad alineado con ese propósito, indicándonos si estamos ganando o perdiendo.
Un sistema de gestión eficiente ayuda a los gerentes de línea a gestionar. Cuando el personal asume la responsabilidad de mejorar, los gerentes de línea frecuentemente lo permiten. Ya tienen suficiente que hacer. Sin embargo, esto frecuentemente causa un problema, ya que el “equipo lean”, la “oficina del programa lean” es dueño de los proyectos de mejora. Además son responsables de entregar los beneficios. Estos sistemas no captan lo que se necesita. Ese es un sistema de gestión en el que todos resuelven problemas. La forma de hacerlo es crear un sistema de gestión en el que los gerentes de línea sean responsables del desempeño y la mejora. Hacer el trabajo y mejorar al mismo tiempo.
¿Cómo se implementa un Sistema de Gestión Lean?
La forma de implementar un sistema de gestión eficiente depende de la situación. Hay muchos factores a considerar, entre ellos la situación actual y las brechas que hay que cerrar. Nuestra investigación muestra que las organizaciones necesitan desarrollar su pensamiento en torno a cinco áreas clave. Nos atreveríamos a decir que estos son requisitos mínimos para establecer el sistema:
Organización, estructura y capacidades. La estructura organizacional debe permitir a los líderes cumplir el rol de desarrollar su equipo. Por lo tanto, evalúe la proporción entre líderes y miembros del equipo para garantizar que los líderes puedan cumplir su función de manera suficiente.
Definición de procesos clave y KPIs. Para desarrollar una visión integral de cómo crear valor para los clientes es clave garantizar la alineación y la responsabilidad.
Visualización. Para que creemos sistemas que muestren condiciones normales versus anormales. Necesitamos poder ver si estamos ganando o perdiendo.
Gestión de Problemas/Acciones. El sistema debe capturar los problemas, registrar las acciones e incorporar el pensamiento PDCA.
Rutinas de gestión. Los líderes y miembros del equipo establecen rutinas de gestión. Para que mantengamos y mejoremos el sistema de gestión del desempeño en todos los niveles.
¿Qué es el Trabajo de Gestión?
Preguntamos “¿Cuál es el trabajo a realizar?” en nuestro marco de transformación lean. ¿Qué debemos hacer para crear valor para los clientes? La lógica es que debemos centrar el trabajo de creación de valor para que fluya y tratar de eliminar (o al menos minimizar) el trabajo innecesario pero que no crea valor y que no crea valor. Jim Womack pregunta "¿Cuál es el trabajo de gestión a realizar?" en Gemba Walks (pág. 112). Womack argumentó que los gerentes crean valor a través de cuatro tipos de acciones:
Llegar a un acuerdo sobre las pocas cosas importantes que la organización debe hacer.
Implementar las pocas iniciativas importantes seleccionadas mediante el despliegue de la estrategia, resolver los problemas a medida que surgen y evaluar las propuestas de los niveles inferiores de la organización.
Estabilizando la organización
Creando la próxima generación de gerentes lean.
Resumen
Para la comunidad lean el desafío es cómo ir más allá de lean como conjunto de herramientas o más allá de lean como programa. Incorporar el pensamiento Lean en el sistema de gestión es el siguiente paso difícil pero obvio. Apoya un enfoque de “aprender haciendo”. Actuar a tu manera hacia una nueva forma de pensar, no pensar a tu manera hacia una nueva forma de actuar.
ACERCA DEL AUTOR. David Brunt
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®