SIPOC: UNA ÚTIL HERRAMIENTA PARA DEFINIR OBJETIVOS Y OBTENER RESULTADOS.

SIPOC (también conocida como COPIS) es una herramienta en formato tabular para caracterizar un proceso (o grupo de procesos), a partir de la identificación de elementos claves en los dominios de: Proveedores, Entradas, Procesos (subprocesos), Salidas y Clientes.

Esta herramienta nos permite organizar la información relevante de los procesos a analizar y es el primer paso para construir un diagrama de flujo detallado.

La herramienta toma su nombre del acrónimo de la cadena de caracterización en inglés: Suppliers – Inputs – Process – Output – Customers.

SIPOC se utiliza desde los años 80 del siglo pasado en el marco de trabajo de la Gestión de la Calidad Total.​ Para el año 2017 su uso es recomendado dentro de Six Sigma, Lean Manufacturing, Gestión de Procesos de Negocio y Gestión de Proyectos PMI.

La herramienta también se conoce como COPIS para hacer énfasis en el enfoque centrado en el cliente. En este caso la información del proceso se define empezando desde el cliente, trabajando ascendentemente hasta llegar a los proveedores.

La caracterización SIPOC se presenta como entrada en los proyectos de mejora tales como los eventos Kaizen, durante el proceso de gestión de calidad en gestión de proyectos o durante la fase de definición del proceso DMAIC.

En ocasiones, también se la agrega una sexta columna de “Requirements”/”Requerimientos”, con lo que pasa a llamarse SIPOC-R. Esta columna se agrega para levantar todas las especificaciones de valor por parte del cliente.

¿Cuándo es útil usar el SIPOC?

Dada la multitud de factores de los que depende el éxito del negocio, se debe aprovechar cualquier oportunidad para garantizar un funcionamiento más fluido y una mayor satisfacción de los clientes. El SIPOC le mostrará la relación directa entre lo que le piden los clientes, lo que obtiene de los proveedores y la forma de casar ambas cosas en su proceso. Le ayudará a encontrar respuestas a preguntas como:

¿Se traducen correctamente las peticiones de sus clientes en bienes y servicios?

¿Suministran sus proveedores exactamente lo que usted necesita?

¿Conoce realmente a su cliente?

¿Su equipo está tomando la ruta más sencilla en la creación del producto?

Cuando consigues las respuestas a estas preguntas, tienes más facilidad para comprender los requisitos o lo que espera el cliente con esa salida que se le está generando, así como las condiciones o requisitos que tu necesitas en la entrada para asegurar que lo que tu generes sea lo requerido.

Además, esta representación te permite encontrar los puntos débiles que generan problemas sobre tu proceso.

Sin mencionar que logras comunicar de forma más asertiva la forma en que un proceso genera resultados, pues esta es una descripción concreta de lo que hace un proceso.

Los diagramas SIPOC también son útiles cuando se introduce a los nuevos miembros del equipo en un proceso, y cuando se planifican nuevos conceptos empresariales.

¿Cómo hacer un diagrama SIPOC?

Paso 1: Considerando el espacio de trabajo.

Si te encuentras trabajando en equipo, siempre es más útil trabajar sobre una pizarra o con post it.

Toma una superficie y determina 5 campos, sobre los cuales de izquierda a derecha colocarás proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. Cada uno de los pasos siguientes se enfocarán en cada campo.

Paso 2: Clientes.

Investigue quién es el cliente y qué busca. Tenga en cuenta que un cliente puede ser cualquier persona para la que el proceso haya sido diseñado para obtener resultados, por lo que puede haber clientes internos y externos. Como parte de este paso, también debe tratar de definir el nivel en el que el cliente puede afectar a su proceso.

Paso 3: Salidas.

Las salidas, o productos, son el resultado del proceso, y deben responder en gran medida a los requisitos del cliente; lo ideal es que sean la manifestación del valor, tal y como lo ve el cliente. Suelen ser una lista de bienes producidos, servicios prestados, acciones completadas o información obtenida.

Paso 4: Procesos.

Se trata de una lista de los pasos de alto nivel que componen el proceso. La captura de los pasos en el centro del diagrama SIPOC proporciona una visión general de dónde empieza y termina el proceso, y qué implica. Asegúrese de que sólo enumera los pocos pasos vitales y generales -no más de 10- y que no entra en demasiados detalles.

Paso 5: Entradas.

Los proveedores aportan los insumos al proceso en forma de materiales -ya sean bienes físicos o información que una empresa necesita para funcionar. Para que los insumos y todo el SIPOC sean precisos, asegúrese de reunir a todas las partes interesadas cuando lo elabore.

Paso 6: Proveedores.

Son la fuente de entradas en el proceso. Teniendo en cuenta que el diagrama debe ser conciso, concéntrese sólo en aquellos proveedores que tengan un impacto directo en los resultados del proceso.

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FUENTES. https://www.lean-inn.com/blogs/news/sipoc-una-util-herramienta-para-la-definir-los-objetivos-y-obtener-resultados

TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®