SIPOC: UNA ĂTIL HERRAMIENTA PARA DEFINIR OBJETIVOS Y OBTENER RESULTADOS.
- Areli Alvarez Arteaga
- 20 feb 2022
- 3 Min. de lectura
SIPOC (también conocida como COPIS) es una herramienta en formato tabular para caracterizar un proceso (o grupo de procesos), a partir de la identificación de elementos claves en los dominios de: Proveedores, Entradas, Procesos (subprocesos), Salidas y Clientes.
Esta herramienta nos permite organizar la informaciĂłn relevante de los procesos a analizar y es el primer paso para construir un diagrama de flujo detallado.
La herramienta toma su nombre del acrĂłnimo de la cadena de caracterizaciĂłn en inglĂ©s: Suppliers â Inputs â Process â Output â Customers.
SIPOC se utiliza desde los años 80 del siglo pasado en el marco de trabajo de la GestiĂłn de la Calidad Total.â Para el año 2017 su uso es recomendado dentro de Six Sigma, Lean Manufacturing, GestiĂłn de Procesos de Negocio y GestiĂłn de Proyectos PMI.
La herramienta también se conoce como COPIS para hacer énfasis en el enfoque centrado en el cliente. En este caso la información del proceso se define empezando desde el cliente, trabajando ascendentemente hasta llegar a los proveedores.
La caracterizaciĂłn SIPOC se presenta como entrada en los proyectos de mejora tales como los eventos Kaizen, durante el proceso de gestiĂłn de calidad en gestiĂłn de proyectos o durante la fase de definiciĂłn del proceso DMAIC.
En ocasiones, tambiĂ©n se la agrega una sexta columna de âRequirementsâ/âRequerimientosâ, con lo que pasa a llamarse SIPOC-R. Esta columna se agrega para levantar todas las especificaciones de valor por parte del cliente.
ÂżCuĂĄndo es Ăștil usar el SIPOC?
Dada la multitud de factores de los que depende el Ă©xito del negocio, se debe aprovechar cualquier oportunidad para garantizar un funcionamiento mĂĄs fluido y una mayor satisfacciĂłn de los clientes. El SIPOC le mostrarĂĄ la relaciĂłn directa entre lo que le piden los clientes, lo que obtiene de los proveedores y la forma de casar ambas cosas en su proceso. Le ayudarĂĄ a encontrar respuestas a preguntas como:
ÂżSe traducen correctamente las peticiones de sus clientes en bienes y servicios?
ÂżSuministran sus proveedores exactamente lo que usted necesita?
ÂżConoce realmente a su cliente?
ÂżSu equipo estĂĄ tomando la ruta mĂĄs sencilla en la creaciĂłn del producto?
Cuando consigues las respuestas a estas preguntas, tienes mĂĄs facilidad para comprender los requisitos o lo que espera el cliente con esa salida que se le estĂĄ generando, asĂ como las condiciones o requisitos que tu necesitas en la entrada para asegurar que lo que tu generes sea lo requerido.
Ademås, esta representación te permite encontrar los puntos débiles que generan problemas sobre tu proceso.
Sin mencionar que logras comunicar de forma mĂĄs asertiva la forma en que un proceso genera resultados, pues esta es una descripciĂłn concreta de lo que hace un proceso.
Los diagramas SIPOC tambiĂ©n son Ăștiles cuando se introduce a los nuevos miembros del equipo en un proceso, y cuando se planifican nuevos conceptos empresariales.
ÂżCĂłmo hacer un diagrama SIPOC?
Paso 1: Considerando el espacio de trabajo.
Si te encuentras trabajando en equipo, siempre es mĂĄs Ăștil trabajar sobre una pizarra o con post it.
Toma una superficie y determina 5 campos, sobre los cuales de izquierda a derecha colocarĂĄs proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. Cada uno de los pasos siguientes se enfocarĂĄn en cada campo.
Paso 2: Clientes.
Investigue quién es el cliente y qué busca. Tenga en cuenta que un cliente puede ser cualquier persona para la que el proceso haya sido diseñado para obtener resultados, por lo que puede haber clientes internos y externos. Como parte de este paso, también debe tratar de definir el nivel en el que el cliente puede afectar a su proceso.
Paso 3: Salidas.
Las salidas, o productos, son el resultado del proceso, y deben responder en gran medida a los requisitos del cliente; lo ideal es que sean la manifestaciĂłn del valor, tal y como lo ve el cliente. Suelen ser una lista de bienes producidos, servicios prestados, acciones completadas o informaciĂłn obtenida.
Paso 4: Procesos.
Se trata de una lista de los pasos de alto nivel que componen el proceso. La captura de los pasos en el centro del diagrama SIPOC proporciona una visiĂłn general de dĂłnde empieza y termina el proceso, y quĂ© implica. AsegĂșrese de que sĂłlo enumera los pocos pasos vitales y generales -no mĂĄs de 10- y que no entra en demasiados detalles.
Paso 5: Entradas.
Los proveedores aportan los insumos al proceso en forma de materiales -ya sean bienes fĂsicos o informaciĂłn que una empresa necesita para funcionar. Para que los insumos y todo el SIPOC sean precisos, asegĂșrese de reunir a todas las partes interesadas cuando lo elabore.
Paso 6: Proveedores.
Son la fuente de entradas en el proceso. Teniendo en cuenta que el diagrama debe ser conciso, concéntrese sólo en aquellos proveedores que tengan un impacto directo en los resultados del proceso.
TRANSCRIPCIĂN: Areli Ălvarez Lean Construction MĂ©xicoÂź
