" ¡Hola amigos, vamos a hacer un A3!".
Todo el mundo lo hace y, desde luego, ninguna otra herramienta de la caja de herramientas Lean sintetiza mejor el método científico o el método de pensamiento PDCA que el A3 para la resolución de problemas. Sabemos que la resolución de problemas A3 es una representación del proceso de pensamiento A3 aplicado a un problema específico. Tras décadas aplicando el método A3, he observado que uno de los mayores retos es decidir exactamente qué problema queremos resolver y reducirlo a una buena definición del problema.
¿Vamos a resolver la paz mundial o vamos a utilizar nuestra solución predeterminada como si fuera el problema? “¿Necesitamos desarrollar una cultura de resolución de problemas o el problema es que necesitamos nuevas actualizaciones de software? Éstas son dos de las principales dudas que veo.
Otra cuestión es definir el problema de forma tan amplia que sea prácticamente imposible medirlo u observarlo racionalmente, por ejemplo: “Tenemos demasiados errores en los historiales de nuestros pacientes”. Una buena definición de un problema en su forma más simple es una definición clara de la diferencia entre nuestra condición futura y nuestra condición actual en términos observables y medibles.
Algo así como: “En el 30% de las cartillas de vacunación de los pacientes falta al menos un registro” o, mejor aún, más concretamente: “En el 10% de las cartillas de vacunación de los pacientes falta la fecha de nacimiento”.
Cuanto menor sea el alcance y más específica la descripción de la brecha entre el estado actual y el futuro/estándar, más fácil será llegar a la causa raíz y más fácil será resolver el problema. Pasar de un concepto amplio e inespecífico como “tenemos demasiados errores en los historiales …” a otro más concreto como “en el 10% de los registros de vacunación de los pacientes falta la fecha de nacimiento” te permite llegar a la causa raíz de por qué falta la fecha de nacimiento.
Esto te ayudará a poner en práctica una contramedida para esa causa específica, experimentar para ver si funciona (recuerda, nada sale según lo previsto) y ajustarla en función de lo que aprendas. Eliminar el problema del 10% de las fechas de nacimiento que faltan te ayuda a avanzar en el problema más amplio de las omisiones y errores en los historiales de los pacientes.
¿Qué podemos aprender de todo esto? Cuando escribas las definiciones de tu problema, intenta ser más específico. En mis muchos años de resolución de problemas, no recuerdo que nadie se haya quejado de estar trabajando en un problema que se había definido de forma demasiado específica. Si te sientes estancado, intenta reflexionar: ¿cuál es tu condición actual frente al futuro o estándar en términos observables y medibles? Define bien el problema y habrás resuelto la mitad. Define el problema de forma que los miembros de tu equipo puedan entenderlo y articularlo en los mismos términos, y habrás resuelto tres cuartas partes del mismo.
¿A qué dificultades te enfrentas a la hora de definir los problemas?
ACERCA DEL AUTOR.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®