Plantilla de Last Planner System® en Excel: cómo armar tu planeación semanal y medir el PPC
Si tu equipo empieza con Last Planner System®, no necesitas un software caro para dar el primer paso. Una hoja de Excel bien armada basta para ordenar la planeación semanal, medir el cumplimiento y aprender de las fallas. En esta guía te explicamos qué debe tener esa plantilla y cómo usarla en la reunión semanal de obra.
Qué es Last Planner System® en pocas palabras
Last Planner System® es un sistema de planeación colaborativa desarrollado por Glenn Ballard y Greg Howell en el Lean Construction Institute. Su idea central es que los compromisos semanales los asumen quienes ejecutan el trabajo (los «últimos planificadores»), y que solo se compromete lo que realmente puede hacerse porque ya no tiene restricciones.
El sistema trabaja en niveles:
Programa maestro: hitos y fechas clave del proyecto.
Planeación por fases (pull planning): cómo se entregan el trabajo los equipos entre sí para llegar a cada hito.
Planeación intermedia (lookahead): las actividades de las próximas 4 a 6 semanas y sus restricciones.
Plan semanal: los compromisos de la semana.
Aprendizaje: medición del cumplimiento y análisis de causas.
Las 4 hojas que debe tener tu plantilla
1) Lookahead. Una fila por actividad con responsable, semana programada y columnas para las restricciones típicas: diseño, materiales, mano de obra, equipo, actividad previa, permisos y espacio. Una actividad solo pasa al plan semanal cuando todas sus restricciones están liberadas.
2) Análisis de restricciones. Cada restricción con su responsable de liberarla y la fecha comprometida. Esta hoja se revisa en cada reunión, porque es donde se previenen los problemas antes de que lleguen a la obra.
3) Plan semanal. Las actividades comprometidas para la semana, con quién las ejecuta, cantidad o porcentaje a lograr y una columna de «cumplido: sí o no». Aquí no hay medias tintas: una actividad se cumple completa o no se cumple.
4) Causas de no cumplimiento y PPC. Para cada actividad no cumplida se registra la causa en una lista cerrada (por ejemplo: falta de material, actividad previa sin terminar, cambio de prioridades, clima, falta de personal, información de diseño). Con eso se calcula el indicador principal.
Cómo calcular el PPC (Porcentaje de Plan Completado)
El PPC es el número de actividades cumplidas entre el número de actividades comprometidas en la semana, multiplicado por 100. Si el equipo comprometió 40 actividades y cumplió 30, el PPC es de 75 %.
En Excel basta una fórmula del tipo =CONTAR.SI(rango;"Sí")/CONTARA(rango). Grafica el PPC semana a semana y, al lado, un gráfico de Pareto de las causas de no cumplimiento. Ese par de gráficos es lo que el equipo debe ver al inicio de cada reunión.
Errores comunes al usar la plantilla
Comprometer actividades con restricciones abiertas: el PPC baja y el equipo pierde confianza en el plan.
Que la llene una sola persona en la oficina: Last Planner System® funciona porque los compromisos son de quienes hacen el trabajo.
Medir el PPC sin analizar causas: el número por sí solo no mejora nada; lo que mejora la obra es atacar las causas que más se repiten.
Cambiar la lista de causas cada semana: con una lista estable podrás comparar periodos y ver tendencias.
De la plantilla al sistema
La hoja de cálculo es un buen inicio, pero el valor de Last Planner System® está en la conversación semanal, en la disciplina para liberar restricciones y en el aprendizaje continuo del equipo. Si quieres implementarlo con método, revisa el Seminario Internacional Last Planner System® o, para llevarlo a un proyecto real con dictamen, la Certificación Internacional Last Planner System® de Lean Construction México®.
