Bitácora electrónica de obra pública (BESOP): guía para residentes y contratistas
En la obra pública, lo que no está en bitácora prácticamente no existe. Una orden de cambio verbal, un atraso por falta de liberación del predio o una instrucción de la residencia que no se registró pueden convertirse en un conflicto difícil de defender al momento de estimar, pedir un convenio o enfrentar una auditoría. Por eso, dominar la bitácora electrónica es una competencia clave para residentes, superintendentes y contratistas.
¿Qué es BESOP?
BESOP (Bitácora Electrónica y Seguimiento a Obra Pública) es el sistema oficial para elaborar, controlar y dar seguimiento a la bitácora de los contratos de obra pública y servicios relacionados que se ejecutan con recursos federales. Sustituyó a la anterior Bitácora Electrónica de Obra Pública (BEOP) y fue implementado por la Secretaría de la Función Pública; hoy su administración corresponde a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno.
Fundamento legal
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM), artículo 46, último párrafo: establece el uso de la bitácora como parte del contrato.
Reglamento de la LOPSRM, artículos 122 a 126: definen su obligatoriedad, las reglas mínimas de uso y las anotaciones que corresponden a la residencia y a la superintendencia.
Acuerdo que establece las disposiciones administrativas para el uso del sistema BESOP, publicado en el Diario Oficial de la Federación.
La regla general en obra pública federal es la bitácora electrónica; la bitácora convencional solo procede en los casos de excepción que autorice la autoridad. Las obras con recursos estatales o municipales pueden regirse por su propia legislación local, por lo que conviene revisarla en cada caso.
Reglas básicas de uso
Firma electrónica avanzada: el registro y las anotaciones se firman con la e.firma de cada usuario, lo que les da validez y certeza jurídica.
Nota de apertura: relaciona la fecha de inicio, los datos de las partes, el personal autorizado para anotar, los datos del contrato y el alcance de los trabajos.
Notas numeradas y fechadas: cada anotación es consecutiva y no puede borrarse; los errores se corrigen con una nueva nota.
Cierre: al concluir los trabajos, la bitácora se cierra con la nota correspondiente.
Qué debe quedar registrado
Por parte del residente
Instrucciones al contratista, autorización de cambios, aprobación de estimaciones, revisión de avances físicos y financieros, suspensiones y el seguimiento a las observaciones de calidad.
Por parte del superintendente
Solicitudes de información, avisos de atrasos y sus causas, solicitudes de conceptos no previstos, entrega de estimaciones, avance de los trabajos y la notificación de terminación.
Errores frecuentes que cuestan dinero
Registrar tarde: una restricción anotada semanas después pierde fuerza como evidencia.
Notas ambiguas: sin fechas, ejes, cantidades o referencias a planos, la nota no prueba nada.
Acuerdos fuera de bitácora: las instrucciones por mensaje o de palabra no sustituyen la anotación formal.
No dar respuesta: dejar sin atender una solicitud del superintendente o del residente genera conflictos al estimar o al cerrar el contrato.
Bitácora y planeación Lean
La bitácora funciona mejor cuando se alimenta de un sistema de planeación ordenado. Con Last Planner System, las restricciones se identifican en el plan intermedio y las causas de no cumplimiento se registran cada semana; trasladar esa información a la bitácora de forma oportuna fortalece la evidencia del contratista y da a la residencia un control más claro del avance.
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La bitácora es solo una parte de la gestión de un contrato público. Si quieres que tu equipo domine la supervisión, la residencia y la planeación colaborativa de obra, conoce nuestros programas de certificación y capacitación empresarial.
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