¿Qué es el ciclo Deming o PDCA?
Las teorías de Deming están muy relacionadas con Toyota, marca japonesa pionera en poner en práctica la calidad total y el just in time, que hacen referencia al rendimiento y productividad, métodos que a día de hoy, son un referente para las mejores compañías mundiales de cualquier sector, no solo del industrial.
En este sentido, el ciclo de Deming es un método que las empresas utilizan para mejorar sus procesos de forma continua, convirtiéndolas en mucho más eficaces y rentables. Así, la aplicación de este sistema hace posible alcanzar objetivos tan ambiciosos como la calidad total o los cero errores.
Al ciclo Deming se le conoce también como PDCA, por sus siglas en inglés, que corresponden a Plan (planificar), Do (hacer), Check (verificar) y Act (actuar), que coinciden con las cuatro fases en las que se desarrolla el ciclo.
¿Cuáles son los 4 pasos del ciclo de Deming?
Las etapas que componen el ciclo Deming se caracterizan por ser muy versátiles y adaptase a todo tipo de industrias, actividades y servicios, entre ellos, por supuesto, también la logística:
1. Plan (planificar)
El objetivo de esta etapa es definir el problema o el procedimiento que se pretende mejorar. En logística, algunas de las situaciones más comunes que pueden ser detectadas en esta primera etapa del ciclo Deming son:
Errores en las fases de picking y packing.
Retrasos en la preparación de pedidos.
Alta tasa de devoluciones.
Entrega de paquetes dañados.
Para identificar las áreas que están fallando o que pueden mejorarse es necesario el uso de los KPIs (Key Performance Indicators) o indicadores clave de rendimiento más adecuados.
2. Do (hacer)
Esta etapa del ciclo de Deming consiste en pasar a la acción, yendo al origen del problema y ejecutando las acciones adecuadas para eliminar sus causas. En el ámbito de la logística, acciones cómo las siguientes pueden ser muy efectivas en la mejora de la calidad de los procesos.
Automatización de los procesos.
Formación adecuada de los empleados.
3. Check (verificar)
Se trata de evaluar los resultados y verificarlos, usando para ello las herramientas necesarias:
Visualización de datos.
Visualización de gráficas.
Visualización de diagramas.
En esta etapa del ciclo de Deming, se busca comprobar si el plan ejecutado coincide con las acciones planteadas, y si se están logrando los objetivos definidos. Otro aspecto importante a verificar es si se están respetando los plazos establecidos para implementar las mejoras y empezar a obtener resultados positivos.
4. Act (actuar)
Una vez que la acciones de mejora han resultado efectivas, es muy importante documentar los métodos usados para lograr este cambio, estandarizarlo y controlarlo. El objetivo de esta etapa del ciclo de Deming es analizar los cambios llevados a cabo y transformarlos en protocolos e información ordenada, que pueda servir de modelo para todos los miembros de la plantilla, incluso de otros departamentos.
Por ejemplo, si hemos implantado un sistema de picking por luz eficaz, con el que estamos logrando buenos resultados y un número menor de errores en la preparación de pedidos, es muy recomendable protocolizar su uso y, en la medida de lo posible, extenderlos a todos los operarios u otros almacenes o departamentos.
¿Cómo mejora el ciclo de Deming (PDCA) la calidad total en logística de una compañía?
La calidad total en logística supone satisfacer la demanda del cliente al menor coste, sin que el nivel de servicio se vea reducido. En definitiva, se trata de mejorar el nivel del servicio de dos formas distintas:
Mejorando la calidad de todos los aspectos de la cadena logística: mediante formación, automatización del almacén, digitalización, etc.
Ahorrando los costos extras derivados de los errores (no calidad): pedidos equivocados, devoluciones, pérdidas mermas, roturas de artículos, productos que se echan a perder, etc.
Toyota sitúa la calidad en el centro de todas sus operaciones, anteponiéndola a cualquier otro objetivo o concepto. El Toyota Production System, ligado a la calidad total, actúa como guía, no solo en los planes operativos globales de la compañía, sino también en el día a día y en cada acción de todos y cada uno de sus empleados.
En Toyota somos plenamente conscientes de la importancia de avanzar en los procesos, siempre con el máximo nivel de calidad y tratando de lograr el objetivo de cero errores. Para ello, ponemos todos los medios a nuestro alcance para detectar cualquier mínima irregularidad, de forma que sea posible afrontar cualquier incidencia de raíz, solucionando el problema (si llega a producirse) cuando las consecuencias son mínimas. Lo importante es evitar que llegue a convertirse en algo más grave, que pueda poner en entredicho la calidad de nuestros servicios.
ACERCA DEL AUTOR.
Jaime Mira Galiana
Economista, Experto y Consultor en Logística Ex- Director Técnico de la Fundación Icil y profesor del Máster Director General y de Logística de empresas de Logística y operadores logísticos.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®