¿QUÉ ES UN TABLERO KANBAN?

¿Te importa ser más eficiente y productivo? Aprenda qué es un tablero Kanban y por qué es una excelente forma de mapear su flujo de trabajo y aumentar el rendimiento

La falta de eficiencia es un problema común en los diferentes equipos de proyectos. En la mayoría de las veces, el problema radica en no tener una idea clara de lo que el equipo está haciendo y qué es exactamente lo que está arrastrando la productividad hacia abajo.

La implementación de un tablero Kanban puede cambiar la situación y ayudarle a ser más eficiente de lo que nunca lo fue, ya que demuestra dónde exactamente el equipo necesita comenzar a mejorar.

¿Qué es un tablero Kanban?

El tablero Kanban es la herramienta para mapear y visualizar su flujo de trabajo y uno de los componentes claves del método Kanban. Originalmente, se utilizaba una pizarra blanca (o un tablero de corcho) que se dividía en columnas y filas.

Cada columna visualiza una fase de su proceso y las filas representan diferentes tipos de actividades específicas (diseño, errores, deuda técnica, etc.).

Al mismo tiempo, cada tarea que entra en su flujo de trabajo aparece en el tablero como una tarjeta Kanban. El punto de entrada de cada tarjeta es la columna “Por hacer”.

Hoy en día, existen soluciones de tarjetas Kanban digitales más prácticas y accesibles a nivel global que son perfectas tanto para para los equipos remotos como para los equipos que desarrollan su actividad en el lugar donde se realiza el proyecto.

En resumen, cada tablero de Kanban se divide en tres secciones básicas que muestran el estado de sus tareas:

• Por hacer

• En proceso

• Hecho

Para un mapeo más detallado de su proceso, tiene la libertad de crear tantas subsecciones como necesite para visualizar su flujo de trabajo con la máxima precisión. Por ejemplo, un equipo de desarrollo puede tener un tablero Kanban que consta de múltiples columnas y filas.

¿Cómo funciona Kanban para usted?

1.- Su tablero Kanban le mostrará todas las debilidades en el flujo de trabajo de su equipo

El tablero Kanban es una herramienta perfecta para visualizar los problemas potenciales en su proceso. La lógica es simple. Si nota una columna en la que las tareas entran más rápido de lo que salen, el trabajo comenzará a acumularse y el problema se hará visible para todo el equipo.

Esto puede ser causado por un problema temporal o un cuello de botella en su proceso. Por esta razón, le recomendamos que haga un mapa de su flujo de trabajo, lo más preciso posible, para obtener una imagen perfectamente clara en la que localizar el problema.

Por ejemplo, si tiene un tablero Kanban básico con solo una sección en proceso, y existen muchas tarjetas que están en modo de espera, será muy difícil determinar por qué se atasca el trabajo.

Por otro lado, si ha dedicado un buen tiempo a mapear con precisión su flujo de trabajo y su tablero está dividido en numerosas columnas para todas las etapas, de un solo vistazo se dará cuenta dónde es necesario mejorar.

Una vez que anote una columna / cuello de botella problemáticos, tome medidas para resolver el problema y evitar que vuelva a ocurrir. Lo más simple es limitar el trabajo en proceso al principio del flujo para dar más tiempo a las personas que “poseen” esta etapa y permitirles que disminuyan el cuello de botella. Otra opción podría ser redistribuir los esfuerzos del equipo para cumplir con los nuevos requisitos.

2.- Su tablero Kanban lo ayudará a enfocarse en su trabajo

El tablero Kanban es una excelente manera de oponerse a que su equipo realice muchas tareas a la vez con la aplicación de los límites WIP, de acuerdo con su capacidad. Puede poner un límite al conjunto total de tareas que pueden estar en proceso simultáneamente en su tablero, o poner límites individuales en cada etapa de su flujo de trabajo.

Si desea aumentar la tasa de entrega de valor a sus clientes, solo necesita mantener a cada miembro de su equipo enfocado en la menor cantidad de tareas posible.

De esta forma, los miembros del equipo dejarán de comenzar nuevos trabajos y se concentrarán en terminar las tareas que ya están en proceso. El saber que todos pueden ver lo que cada persona está haciendo es un gran factor de motivación para lograr también un mejor rendimiento.

3.- Su tablero Kanban le ahorrará el tiempo perdido en reuniones innecesarias

Un beneficio significativo de los tableros Kanban para su equipo es que le ahorrará mucho tiempo de reuniones, informes de progreso e interrupciones innecesarias.

El tablero servirá como fuente de información. Dejará claro qué es lo que está haciendo cada uno en cualquier momento. El tablero Kanban les mantendrá informados a usted y a todos los miembros del equipo, sobre cómo están progresando las tareas de sus compañeros. De esta forma, no necesitará programar con mucha frecuencia reuniones para recibir información actual sobre el progreso.

Siguiendo esta línea de pensamiento, el tablero Kanban le permitirá olvidarse de los largos informes de progreso que cuestan mucho tiempo y ya no son actuales a la hora de presentarlos a las partes interesadas.

4.- Su tablero Kanban visualizará los bloqueos del trabajo

El tablero Kanban le permite visualizar los problemas que impiden que su equipo complete una tarea determinada. En un típico tablero físico, los bloqueos generalmente se indican con imanes de color rojo (o alfileres si está usando un tablero de corcho).

El software Kanban tiene formas más avanzadas de visualizar bloqueos (por ejemplo, señales de stop en tarjetas bloqueadas). De esta forma, cuando algo impide que su equipo continúe trabajando en una tarea, puede etiquetarla como bloqueada y comenzar a trabajar en otra tarea sin romper los límites WIP (los límites del trabajo en proceso).

5.- Su tablero Kanban reunirá las métricas clave del flujo de trabajo

Hoy en día los tableros Kanban digitales pueden recopilar automáticamente información sobre el tiempo de ciclo de sus tareas, el tiempo de entrega y otros indicadores claves de rendimiento. Esto le ayudará a tomar decisiones, basadas en datos, sobre cualquier cambio en su proceso y le ahorrará mucho tiempo perdido en la recolección de métricas a mano.

Además, las columna “Por hacer” le ayudará a priorizar mucho mejor las tareas. Al visualizar toda la información en un solo lugar, el equipo estará en la misma situación en cualquier momento.

En resumen

El tablero Kanban es una herramienta para mapear y visualizar su flujo de trabajo y uno de los componentes clave del método Kanban. Los tableros Kanban te ayudan a:

- Visualizar cuellos de botella y debilidades en el flujo de trabajo

- Enfocarse en el trabajo en proceso

Eliminar la necesidad de reuniones para actualizar la información básica